Certificação ISO 9001 para Escritório de Contabilidade

Hoje vou falar um pouco sobre a experiência que enfrentamos enquanto tentávamos minimizar o risco da nossa empresa contábil. Uma das coisas que nós fizemos na nossa empresa de contabilidade foi criar uma série de controles, e esses controles passaram de um nível aceitável para um nível exagerado.

Mesmo com a nossa larga experiência no ramo como escritório de contabilidade às vezes cometemos erros que prejudicam as nossas operações. Por isso esses artigos que disponibilizamos a vocês contendo experiências vividas pela nossa empresa podem ser muito úteis a um jovem empreendedor.

Quando nós obtemos nosso certificado da ISO 9001, a própria ISO nos trouxe uma série de precauções que deveriam ser tomadas para mantermos o selo de controle de qualidade. Quando tínhamos esse selo caso ocorresse algum problema teríamos que abrir uma RACPNC (um tipo de ocorrência interna), quando essa ocorrência fosse aberta era necessária uma avaliação do problema, essa questão deveria ser estudada por alguém para que depois fosse dado um feedback para o cliente e esse feedback iria também para a diretoria. Nós realizávamos reuniões na diretoria para tratar de assuntos de clientes e isso tomava muito o nosso tempo.

Tudo que era feito tinha um tipo de registro ou controle. Se o funcionário fizesse um treinamento passaria por uma validação e era e feito em questionário sobre o processo. Você não tem noção do que aconteceu na nossa empresa.

Para que fosse solicitada uma caneta tínhamos um sistema. E era um sistema completo para solicitação de serviços como manutenção de computadores, manutenção do escritório, solicitação de material e etc. Para que solicitar uma simples caneta, era necessário acessar o sistema. Para que isso funcionasse nós tínhamos todo um estoque, com material trancado e contabilizado.

ISO 9001 (2)

O que eu posso dizer dessa minha experiência pra você? Tudo isso é uma grande bobagem! Eu não estou dizendo que ISO 9001 é bobagem, eu pessoalmente não quero mais ter na minha empresa contábil, mas é uma opinião pessoal minha.

Eu sei que muitos de vocês têm o ISO 9001 ou outros programas de qualidade contábil, que traz uma série de critérios para que valide a qualidade, se é importante pra você tudo bem. Eu acho importante realmente que você tenha algum tipo de controle de qualidade, mas nada que te deixe paranoico.

O que quero passar a você é a minha experiência. Quero que entenda quando for criar algum tipo de controle para a sua empresa, esse processo não pode burocratiza-la a ponto de interferir na agilidade dos seus serviços. Se não pensar bem no que vai fazer e como vai fazer você vai aumentar o seu custo desnecessariamente ou extraordinariamente como aconteceu, nós tínhamos um funcionário só para cuidar da ISO, e ela tinha uma pessoa pra ajudá-la a cuidar disso. Entende a dimensão de gastos desnecessários que estabilizamos? Nós tínhamos cerca de quarenta funcionários na época e 5% deles estavam destinados a cuidar da ISO, isso precisa ser muito bem cuidado e estudado porque você burocratiza muito o seu negócio. E uma empresa contábil não da pra ser assim burocrática.

Em uma das palestras que assisti num evento em Fortaleza um grande palestrante falou sobre custo de mão de obra, e como está difícil hoje para que se diminua esse custo. Você encontra empresas no mercado que onde esse valor explodiu e a empresa perdeu rentabilidade.

La na Tactus nós trabalhamos a questão de custo de mão de obra,  e quanto mais simplificarmos as coisas e tornar a nossa operação ágil, e aplicarmos a receita de fazer mais com menos uma melhor rentabilidade nós vamos ter.

Quero hoje deixar pra você essa dica! Repense os seus objetivos na questão dos sistemas de controle, repense os seus controles atuais. Isso tem muito haver com a gestão de empresas contábeis.

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