Otimizando a cobrança na empresa contábil

Como Otimizar a Cobrança Recorrente na Empresa Contábil

Como transformar a gestão de cobrança da sua empresa contábil muito mais eficiente?

Neste conteúdo você vai encontrar algumas dicas sobre como otimizar a sua cobrança e ter melhores resultados no seu empreendimento.

1- Conheça o seu cliente

Ao receber um cliente novo na sua empresa contábil é preciso entender o perfil dele.

Esse perfil deve ser identificado antes de ter qualquer problema relacionado a cobrança desse cliente.

Como identificar o perfil? Responda a algumas simples questões:

  • Você sabe quem é esse cliente e porque ele está transferindo a documentação para a sua empresa ?
  • Será que ele teve um problema anterior?
  • Será que ele trará algum tipo de preocupação em relação à cobrança para você?
  • Como é o procedimento que ele tem no que diz respeito aos pagamentos realizados pela empresa dele?

Conhecer claramente o seu cliente vai te proteger.

As informações são necessárias para identificar o seu cliente
Obtenha informações para conhecer o seu cliente

Muitas vezes um cliente que já teve determinados problemas em outros escritórios fica transitando entre as empresas contábeis deixando uma dívida pra trás.

E o empreendedor, no processo de aquisição de novos clientes, sem uma boa análise não se dá conta disso, e acaba acreditando que o problema está nos prestadores de serviços anteriores e não no próprio cliente.

Antes que um cliente entre em sua base tente definir qual o perfil de pagamento do seu cliente, o que é possível descobrir através das perguntas feitas na negociação.

Se perceber que o cliente é uma situação problema é importante repensar se deve ter esse cliente na sua base.

2- Organize o seu processo de cobrança

Entenda quais os passos que devem existir dentro do seu processo para que efetivamente você não venha a perder na sua gestão.

Para passos organizados é preciso que o empreendedor entenda:

  • Qual o fluxo de cobrança;
  • Qual a cadência de aviso que dará, quando um cliente não pagar a mensalidade;
  • E qual o procedimento que será adotado.

E a partir da definição do procedimento ele deve ser seguido a risca e organizadamente.

Se deixar que uma cobrança perdure sem ser recobrada ou se você não tiver ações efetivas claras que devem ser feitas em cima do cliente, quando ele deixa de pagar, terá problemas relacionados a gestão da sua cobrança.

Além de se perder nos seus processos terá problema no recebimento dentro do prazo devido.

E todos sabemos que não há como trabalhar com uma empresa contábil que apresenta índices de inadimplência muito altos. Todo o negócio será prejudicado.

O crescimento do seu negócio contábil pode ser prejudicado pela inadimplência
A inadimplência pode trazer grandes problemas ao seu negócio contábil

O processo de organização é fundamental e conhecer a fundo isso vai te ajudar.

3- Especifique a prestação de serviço

Para analisar a sua relação com o cliente responda:

Você tem um contrato de prestação de serviço com o seu cliente?

Caso não tenha um contrato, qual o motivo?

Você não tem tempo para fazer o contrato no início da sua relação?

Se respondeu a essas questões com “não” é preciso rever os seus processos, pois o contrato é indispensável na prestação de serviços.

O contrato de prestação de serviços é inevitável
Fundamental providenciar um contrato para prestação de serviços

No início da sua relação com o cliente é importante deixar alguns pontos bem claros para ele.

Não basta dizer como será prestado o serviço, mas também como será a contrapartida dele.

Dentro dessa contrapartida estão os aspectos relacionados à cobrança.

Quando um cliente entra na Tactus nós deixamos bem claro para ele que ao atrasar os honorários ele terá os serviços bloqueados.

O cliente muitas vezes tem que ser educado e, na Tactus, mesmo que o atraso aconteça no primeiro mês os serviços são bloqueados, isso porque precisamos educar nossos clientes e deixar claro que sua empresa não aceita certos tipos de comportamento.

Deixe todos os aspectos claros com o seu cliente, tenha um contrato de prestação de serviços, deixe claro no processo de onboarding do seu cliente a cobrança e isso facilita para que tenha menos problemas com seus clientes.

4- Utilize um sistema de gestão

Isso faz uma grande diferença.

E quando me refiro a sistema de gestão ele deve ser apropriado para cobrança recorrentes.

Existem ferramentas dentro dos próprios sistemas contábeis que acabam criando um processo de cobrança que é pouco prático, pois faltam recursos.

O sistema simples não tem uma automação para permitir que você dispare alertas para o seu cliente.

É prejudicial ao seu negócio se quando organizar os processos de cobrança não tiver uma automação para fazer uma cadência de alertas.

Os alertas devem existir antes de vencer a própria cobrança, depois que aconteceu a cobrança e se não foi paga.

Esses sistemas mais simples não tem uma automação para facilitar o processo de cobrança depois do vencimento.

Por isso é recomendável utilizar um sistema bom de gestão, caso o contrário terá que fazer vários processos desde a identificação do título até baixar suas contas a receber e esse processo de cobrança pode ficar um pouco confuso.

Ao utilizar sistemas automatizados que te ajudem nos processos de gestão terá sem dúvidas resultados muito melhores.

Utilize um bom sistema de gestão para organizar o seu negócio
Organize o processo de cobrança do seu negócio por utilizar um bom sistema de gestão

Um desses sistemas que facilita o seu processo é o da IUGU .

A IUGU é especialista em recorrência e atendem muitas empresas contábeis no Brasil, inclusive as que estão na contabilidade online e que tem um número significativo de recorrência dentro da sua base.

5- Estabeleça uma relação

Nós temos uma relação comercial com o nosso cliente e ela deve ser bilateral como qualquer outra relação.

O cliente não pode imaginar que somente ele tem direitos.

As empresas, no papel de prestadoras de serviços, também têm os seus direitos bem como os deveres.

Quando estabelece um relacionamento acaba olhando aspectos importantes de uma relação, e um dos aspectos é o da continuidade.

No mercado de recorrência a relação quanto mais se perdurar melhores serão os resultados que terá na sua empresa contábil.

Quanto mais tempo um cliente permanecer na sua base melhores serão seus resultados, pois vai vender mais tempo para ele e este ciclo de vida do cliente na base trará benefícios.

Mas, para que essa relação dure é preciso estabelecer um contrato bilateral , onde cada um faz a sua parte e assim obtém melhores resultados.

Tudo isso sabendo entender que o cliente, talvez, tenha algum problema temporário que o impeça de cumprir a parte dele e você deve ser estratégico na sua decisão, que pode variar entre dar um prazo maior para esse cliente ou ser duro.

Quanto mais uma relação com o cliente dure mais tempo ele ficará na base consumindo os seus serviços trazendo melhores resultados.

Então:

  • Conheça claramente o seu cliente antes de trazê-lo para a sua base para que possa entender o perfil dele;
  • Organize o seu processo de cobrança olhando tudo o que está acontecendo, o seu fluxo de cobrança, como o utilizar para melhores resultados e tenha um cadência de procedimentos a serem feitos dentro do processo;
  • Deixe muito claro para o seu cliente a relação de vocês, desde o contrato inicial até as especificações de como funciona a sua relação;
  • Utilize um bom sistema de gestão que faça sentido para o seu negócio contábil.
  • Pense na sua relação a longo prazo com o cliente e estabeleça maneiras de que essa relação se perdure, cada um cumprindo a sua parte.

Fazendo isso terá uma gestão muito mais eficientes alcançando melhores resultados para a sua empresa contábil.  


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