Saiba como fugir do modelo de contabilidade tradicional e conte com a tecnologia a favor do seu negócio contábil. Neste artigo irei trocar informações com dicas práticas para os empreendedores aproveitarem o momento para terem sucesso.

COMO SE REINVENTAR COM A CONTABILIDADE DIGITAL E TECNOLOGIA?

A nova realidade que estamos vivendo trouxe uma mudança muito grande e foi preciso uma adaptação rápida do profissional de contabilidade, nos quesitos financeiros, na gestão ou sobre um novo modelo de escritório. De modo geral, a contabilidade digital e a tecnologia contábil tem transformado o mercado.

Estive recentemente com a Daniella, coordenadora do programa de parcerias contábeis Ahgora, que fez perguntas muito interessantes e que com certeza podem ajudar no seu negócio.

Os contadores estão entendendo de fato a importância de migrar para o Home Office e notando os grandes benefícios que isso traz no sentido de qualidade de vida e tudo mais.

Nós temos alguns escritórios que ainda não se adequaram a nossa nova realidade, seja por falta de gestão ou por falta de engajamento dos colaboradores. 

Neste artigo iremos abordar sobre o seguinte tema: “Como se reinventar nesse período de crise e lidar com a gestão escritório de contabilidade”. Confira!

Reinventar e engajar os colaboradores

Na Tactus Contabilidade Digital, nós já temos uma cultura que sempre evidenciou essa questão do contato, tudo aquilo que nós oferecemos para o nosso time envolve muito contato e tivemos que fazer uma adaptação física diante desse novo cenário.

Presencialmente nós tínhamos nossas comemorações e uma série de ações de engajamento com o pessoal. Além disso, nossas reuniões ocorriam durante o dia em vários momentos, nossas salas sempre foram compartilhadas entre 12 e 17 pessoas.

Essa proximidade sempre foi uma característica muito interessante, em um ambiente muito descontraído e ao mesmo tempo acelerado.

Nossos colaboradores sempre se sentiram incentivados para entregar. O ambiente sempre foi um facilitador para ter uma performance do pessoal nas entregas, privilegiamos muito nosso ambiente.

Fazemos o processo de onboarding com muita atenção, ainda que essa etapa dure tempo indeterminado com cada cliente
Nosso escopo é diferente das empresas contábeis tradicionais, nos inspiramos muito em startups

Tivemos oportunidade de conhecer muitas empresas, não somente o Brasil, mas em outros países e começamos a unir um pouco de cada uma dessas empresas para adaptar com a nossa realidade.

É tempo de mudanças

É claro que para migrar de um negócio tradicional para uma transformação digital passamos por um processo de adaptação, levou um tempo.

Desde 2015 transformamos o nosso negócio para digital e seguimos nessa transformação ajustando nossos processos e colaboradores.

Até que em um certo momento, da noite para o dia foi preciso mudar diante de uma situação adversa e tivemos que mudar para o Home Office. Assim que surgiu a pandemia, nós não tínhamos um processo estruturado ainda.

Tínhamos sim o uso de ferramentas para trabalhar online, já faz um tempo que nossa empresa está trabalhando na nuvem, mas não existia essa cultura de Home Office. Assim que a crise começou, podemos dizer que passamos por algumas fases:

Fase de adaptação

Nós nos preocupamos muito com a qualidade de vida dos nossos profissionais e nessa fase levamos em consideração o tipo de conforto o profissional teria.

Assim que liberamos as pessoas para o Home Office, já sabíamos que não ia durar apenas 15 dias – como uma parte grande das pessoas imaginavam – e a primeira preocupação foi com o conforto dos colaboradores.

Antes de liberar os profissionais, fizemos uma pesquisa para entender o que eles tinham de estrutura em casa, descobrimos que muita gente não tinha uma mesa ou uma cadeira para trabalhar por tantas horas.

Começamos liberando as mesas e as cadeiras, para isso fizemos um processo logístico.

imagem que represente mesa de home office de colaborador
Tudo o que eles utilizavam no dia a dia foi liberado para levarem para casa

Nossos colaboradores levaram os equipamentos como notebook, teclado, tela adicional e posteriormente as impressoras.

A grande vantagem é que o nosso atendimento ao cliente já era 100% online desde 2015, nesse ponto tiveram que adaptar somente ao atendimento dos clientes nas suas próprias residências.

Atenção com os colaboradores

Sentimos de fato diferença nessa questão do distanciamento físico e o nosso RH tem feito algumas ações.

São feitas calls para comunicação e informação, nós vamos mantendo o processo de comunicação para manter os colaboradores com um bom engajamento.

Confesso que me surpreendeu o modo que como está funcionando bem todo o processo, acredito que depois dessa pandemia muitas mudanças ficarão.

Temos que pensar que nosso colaborador não é somente um funcionário, ele é parte vital para nosso sucesso, é uma família que se constrói dentro do trabalho.

 imagem que represente colaboradores conversando descontraidamente
Damos muita liberdade para os nossos profissionais e a nossa única cobrança é com a entrega

Nós temos uma cultura e somos muito fiéis a ela, esses foram pontos que aprendemos com o tempo.

Fazemos muita coisa dentro da nossa sede para deixar nossos colaboradores mais confortáveis. Sempre realizamos compras semanais, levando em consideração o que cada um gosta de comer, deixamos tudo a disposição do time e tenho certeza que eles sabem que temos muito carinho e nos importamos com cada um deles.

E isso faz parte da nossa cultura, fazer com que a pessoa se sinta em casa, muitos deles tem até mais coisas da empresa do que em casa. 

Atuamos para que isso não morresse durante a pandemia, fizemos ações de mandar kits para os nossos colaboradores para que eles se sentissem lembrados e um pouquinho dentro da empresa.

Buscamos fazer a manutenção de emprego e manter os profissionais.

No primeiro momento, fizemos uma redução de carga de alguns funcionários e suspensão de outros profissionais, que já foram reintegrados.

A leitura de situação e adaptação rápida, são características que as empresas devem adotar diante desse novo cenário. Agir assim vai minimizar efetivamente os efeitos desta crise e de outras crises que poderão vir.

Precisamos entender o processo deste novo normal, porque podemos passar por situações semelhantes, pode haver um novo tipo de pandemia ou uma outra situação.

O Home Office, por exemplo, veio de fato para ser uma alternativa bem consolidada dentro das empresas contábeis. Isso não significa que as empresas vão fechar ou irão deixar de ter estrutura física, mas será uma alternativa bem plausível.

Retorno dos profissionais

Ainda estamos no momento onde muito se fala de segunda ou terceira onda, estamos tomando decisões com muita cautela e cuidado.

Alguns profissionais têm uma realidade muito complicada em casa para trabalhar com Home Office, enquanto outros estão plenamente adaptados e nem querem voltar a trabalhar presencialmente pois não se sentem seguros, outros querem muito voltar logo a trabalhar na empresa.

O nosso protocolo conta com retorno gradativo dos profissionais que estão em situações analisadas que demandam um retorno mais rápido.

Consideramos que muitas pessoas não têm a mesma condição em casa como tinham na empresa, é importante ressaltar que a atenção nesses detalhes evidencia a maturidade da nossa cultura e os cuidados que temos em olhar o todo.

É preciso olhar para a pandemia, para a situação pessoal do profissional, questão econômica desses e a questão psicológica.

Podemos perceber que o processo que acontece hoje gerou uma aceleração do uso da tecnologia e criou um distanciamento entre as empresas que já estavam preparadas tecnologicamente e aquelas empresas que não estavam preparadas ou que não acreditavam na tecnologia.

Nessa crise, temos a situação de que algumas empresas já deixaram de operar ou que estão perdendo muito a competitividade.

imagem que represente cadeado trancado
Certamente essa crise está sendo um divisor de águas para os empreendedores

Está muito claro para mim, que as empresas contábeis estão sendo afetadas, mas que as empresas que estavam atrás – que não tinham nada mais que o software contábil, de aspecto tecnológico – realmente irão sofrer muito, muitas vão perder a competitividade totalmente.

Até porque não é só a tecnologia que faz a transformação.

imagem que represente avanço tecnológico
A transformação envolve tecnologia, processos e pessoas

As empresas que são altamente produtivas não têm somente tecnologia, elas contam com um time vai fazer toda a diferença.

Você não muda as pessoas da noite para o dia, muito menos faz o processo de aculturamento.

Esse processo de cultura é uma construção, que pode levar um bom tempo.

A tecnologia é apenas um meio e não um fim. O fim são pessoas alinhadas por um mesmo propósito.

Gerenciamento de pessoas

Na Tactus Contabilidade Digital, nós já tínhamos algumas coisas e com a pandemia adotamos outras. Como o ponto digital fornecido pela empresa da Daniela.

Antes da pandemia, nossas reuniões eram presenciais nas maiorias das vezes, tudo mudou completamente. Atualmente, para comunicação utilizamos basicamente o Google Hangouts, através dele fazemos as reuniões com time.

Nós temos uma sequência de recursos humanos que devem ser seguidas, como a cadência de feedback para os profissionais.

O processo de adaptação que acabou acontecendo foi em relação às reuniões, ou seja, o processo de acompanhamento também sofreu mudanças, o nosso plano era uma aproximação mesmo estando distantes fisicamente.

Imagem que represente call com o time tactus
As reuniões online foram cadenciadas para que fosse possível deixar claro com o time o que se espera das entregas daquela semana e o que está acontecendo

Nós utilizamos também um sistema de gestão de tarefas que é o Gestta.

Através dele, conseguimos gerenciar tudo que acontece na operação, temos total controle do que cada profissional está entregando.

O nosso profissional tem total liberdade de trabalhar do jeito que quiser, mas ele tem que fazer as suas entregas, controlarmos todo o processo de produtividade através da ferramenta Gestta. Inclusive, temos o saldo de performance de acordo com a carteira que o profissional trabalha.

Conseguimos ver claramente qual cliente está na mão de cada profissional e se um profissional pode entregar mais de um outro, com isso é simples identificar o que deve ser ajustados.

Como eu disse, temos também a questão do ponto, com o Ahgora fizemos uma adaptação para que cada profissional possa marcar o ponto de dentro da casa dele.

Esse é o controle que nós temos para fins burocráticos que também foi alterado.

Percebam a importância do alinhamento dos processos…

Se a Tactus não tivesse feito anteriormente todo esse alinhamento, como iria mudar tudo isso agora? Como acompanhar e como ter essa cadência do próprio colaborador?

Foi muito importante começar isso há algum tempo.

A Tactus Contabilidade Digital é uma empresa de contabilidade que está se adaptando a procedimentos equiparado a uma empresa de tecnologia.

Outra coisa que vale a pena observar, é que internamente na Tactus o profissional já tinha uma série de liberdades, ele escolhia como atender o seu cliente, do ambiente que quisesse dentro da empresa.

Comprometimento dos profissionais

Para ter um time campeão, é preciso saber fazer uma boa seleção.

O nosso processo de contratação é um funil de com muitas exigências,  chegamos ter até 200 candidatos para cada vaga que abrimos na Tactus Contabilidade Digital.

As vezes acontece que mesmo com 200 aplicações, chegamos ao final do funil sem conseguir contratar, afinal, somos muito exigentes, nosso processo de contratação tem 7 fases diferentes.

Escolha dos profissionais certos

Temos uma imersão específica de gestão de pessoas e processos, nela contamos toda essa trajetória e falamos como funciona, desde o processo de abertura de uma vaga até o processo de retenção de talentos.

Os profissionais que são contratados já têm aderência a tecnologia, tem um fit cultural muito forte com a nossa empresa. 

Nossa contratação garante que tenhamos um time preparado para lidar com os aspectos tecnológicos, por isso não tivemos nenhum problema ligado à adoção de ferramentas.

As empresas contábeis que não tinham esse tipo de familiaridade com viés tecnológico tiveram muitos problemas para fazer o atendimento 100% online.

Até uma simples reunião virtual com o cliente trazia dificuldade, além disso, começou a ficar impraticável essa gestão de pessoas e conseguir monitorar o que profissional entrega.

Como já estávamos focados na gestão por resultados, não tivemos esse tipo de problema.

Relacionamento à distância com o cliente

Para nossos clientes não houve muita mudança, dentro da nossa carteira não temos nenhum cliente que vem fazer atendimento presencial, ou seja, não temos nenhum tipo de reunião ou atendimento a clientes na nossa sede, isso já acontecia de forma online.

Assim que começou o processo de pandemia, quando colocamos nossos colaboradores em Home Office, gravamos um vídeo com o nosso time  e o time todo compartilhou como estava sendo a experiência e “conversou” com os clientes explicando o que a Tactus tinha feito para que eles pudessem continuar atendendo os clientes em Home Office.

Não tivemos problemas com isso pois todos já estavam acostumados. 

Continuamos o nosso o nosso atendimento através de WhatsApp e o que mudou foi monitoramento. Nós focamos no WhatsApp e cortamos o atendimento via telefone, transferimos a demanda.

No atendimento acredito que o problema maior dos profissionais são as distrações que o Home Office pode trazer, como por exemplo: filhos pequenos, outras pessoas na casa, obras ou pets, isso certamente pode tirar a concentração e afetar o rendimento.

Produção de conteúdo

As pessoas do mercado em geral precisam claramente entender que tipo de ferramentas estão utilizando, neste momento a comunicação com o cliente é fundamental.

Nós já tínhamos um processo de comunicação, cadência de entrega de conteúdo via e-mail para os clientes, trilhas de conteúdos no nosso blog, canal do YouTube e no Instagram.

O que nós fizemos depois na pandemia foi ajustar o tipo de conteúdo que mandamos para o cliente, dividindo por fases esse conteúdo, baseado nas coisas que estão acontecendo.

Fizemos um estudo da nossa carteira para entender os segmentos que foram mais afetados, os menos afetados e até os que foram beneficiados diante da crise. Com base nesse mapeamento, criamos uma série de conteúdos focado nessas três situações.

A nossa cadência de conteúdo que era de uma ou duas vezes por semana, cresceu.

Nós aumentamos o número de conteúdos semanais e começamos a mandar conteúdos quase que diariamente para os nossos clientes.

Isso foi pensado até mesmo para minimizar a questão de desconforto, para mostrar que a Tactus Contabilidade Digital estava acompanhando tudo o que estava acontecendo e ao longo dos meses, as coisas voltaram a performar.

Proximidade com o cliente

Hoje a maior parte dos nossos clientes já voltou a sua normalidade na operação.

Quem nunca se relacionou de maneira constante com cliente, agora tem que pensar nesse relacionamento.

Como melhorar esse relacionamento?

Seria importante fazer uma pesquisa, ter uma conversa com clientes para entender se o serviço está sendo legal está sendo satisfatório e ainda entender o que poderia ser melhorado e o que estão precisando neste momento.

Precisamos primeiro entender o que o cliente está passando.

Temos poucos clientes em que foi preciso fazer um processo de negociação. No início da pandemia, isso aconteceu de forma individualizada e sempre analisamos os números do cliente.

imagem que represente dados estatísticos
No processo de aproximação com o cliente, a pesquisa é uma estratégia super válida

Nós temos experiências de cases dos nossos alunos, que nesta pandemia fizeram desde contato individual até pesquisas com seus clientes. Outras empresas contábeis ofereceram consultoria para clientes mais elaborados gratuitamente de forma online.

Também é importante analisar a situação individual do cliente apresentando algum tipo de orientação colocando-se à disposição.

Isso faz parte do jogo. Esse processo aproximação pode ser trabalhado dentro da estratégia de marketing contábil.

Disciplina para trabalhar em Home Office

É preciso entender o panorama geral e se adaptar.

Se o seu profissional, que migrou para o Home Office, já fazia as entregas no escritório, se não precisava de ninguém monitorando cada passo que ele dava na empresa, no Home Office não será diferente, ele vai continuar entregando.

O inverso também é proporcional, se o colaborador só entregava sob vigilância no escritório, ele será um problema no Home Office.

Crescimento da empresa contábil

Uma das coisas que pode fazer é entender os segmentos que estão reabrindo ou vão reabrir, recomendamos estrategicamente que identifique quem está performando mesmo diante da crise e direcione produtos contábeis para esses segmentos.

É importante identificar claramente quais os segmentos que estão sendo mal assessorados por outras empresas contábeis e trabalhar em cima deles, produzindo muita informação.

Esse é o momento de aparecer de fazer as empresas conhecerem sobre a sua marca, é o momento de trabalhar fortemente nesse processo. É indispensável investir e entender como funciona o marketing contábil.

Home Office definitivo

Depois de 20 anos com as portas abertas, é possível uma empresa considerar o modelo de Home Office de forma definitiva?
Podemos considerar essa uma opção totalmente possível, mas é preciso entender que a sua empresa tem que estar na internet e quando a gente fala de estar na internet é ter uma presença importante na internet.

Existem algumas empresas que não estão em “lugar nenhum”, nem na internet e não tem sequer um um site contábil, outras empresas têm presença da internet, mas somente com um site mais institucional.

Temos empresas como a Tactus, que tem o negócio baseado na internet.

Se o seu escritório tiver um negócio baseado na internet, você terá mais muito mais fit com esse modelo de negócio e é isso que você precisa entender claramente, se isso não vai impactar no seu negócio.

A crise é um momento doloroso e mostra suas fraquezas operacionais, mas é um momento de grande aprendizagem, muita coisa vai mudar nas empresas contábeis pós-crise.

Até mesmo as piores coisas da nossa vida, são meios de aprendizagem e é nesse período que aprendemos muito.

Você deve entender qual tipo de valor consegue passar da sua empresa para o mercado.

É importante trabalhar a questão da percepção do cliente, e isso não tem muito a ver com o tamanho da empresa.

O cliente não percebe o tamanho da sua empresa na internet, mas sim o tipo de percepção que você construiu em relação a sua marca. Se está construindo uma marca forte no mercado, isso com certeza fará grande diferença para você.

Tudo que estamos vivenciando traz novas possibilidades para as empresas contábeis.

O marketing envolve muita coisa, essa mudança digital é um misto de reinvenção com a tecnologia e quando você dá o primeiro passo, os resultados falam por si.

Se você quer vender um produto por meio digital, deve procurar meio digitais.

Existem muitas formas de reinventar o seu negócio durante a crise e o mais importante é que nas dificuldades se encontram grandes oportunidades de nos reinventarmos, automatizarmos e buscar um referencial para o cliente.

É preciso inovar na parte de procedimentos e ajudar o seu cliente dando consultoria entregando esse valor que ele precisa.

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