O gestor de uma empresa contábil é responsável pelo fracasso e pelo sucesso de um negócio.Ter uma empresa não é fácil, mas ser um gestor é muito mais complicado.
Gerir uma empresa envolve uma enormidade de fatores que a maioria das pessoas não tem familiaridade ou habilidade para lidar.
Neste conteúdo você vai conhecer um pouco sobre a minha trajetória e da minha empresa.
Estive com a Fernanda, que é minha esposa e sócia da empresa, acompanhando todo meu processo. Confira as perguntas elaboradas que além de muito interessantes, com certeza irão agregar muito valor ao seu desenvolvimento como gestor.
Persistência em momentos de crise
Como disse acima, empreender não é fácil e no ano de 2014 a Tactus teve o seu pior momento. Perdemos muitos clientes e tivemos que nos desfazer de grande parte do nosso time, enfrentamos um momento extremamente delicado.
E eu como gestor vi tudo acontecer, diante dos meus olhos minha empresa aos poucos desabar.
sempre acreditei que não estávamos no momento final da nossa empresa, mas isso não significa que eu olhava de maneira inconsequente para o meu negócio. Eu olhava de forma clara para a nossa capacidade de ressurgir das cinzas.
Quando tomamos a decisão de começar a mudar o negócio, tínhamos sérios problemas operacionais de entrega.
Durante um período, sai da minha função de gestor e fui atuar no operacional. O objetivo de partir para essa função operacional foi com a intenção de ajustar alguns aspectos na operação, sobretudo na parte contábil, pois estávamos com muitos problemas para fazer as entregas que estavam pendentes.
E então eu vi que eu tinha que “sair” do papel de gestor e me colocar na operação para entender onde era o erro e quais ajustes eram necessários, para colocar tudo para funcionar.
Analisando os aprendizados
Antes das dificuldades propriamente ditas da empresa, eu estava muito focado no aspecto de aquisição de clientes.
Na época, estávamos fazendo grandes negócios, que tinham honorários muito altos e de certa forma, não mensuramos o risco e o fator principal da entrega.
Não avaliamos previamente tudo o que envolvia a entrega para uma empresa de lucro real por exemplo, colocávamos sem critério de escolha empresas na nossa carteira, não fazíamos análises de métricas e do negócio como um todo.
E essa foi uma grande falha da minha parte como gestor.
Mesmo com grandes dificuldades, eu sabia que tínhamos capacidade de virar o jogo, mas para isso tínhamos que retroceder.
Tomada de decisão
Chamamos os clientes que não tínhamos mais condições de atender e entregamos a documentação deles, bem como alguns compromissos que foram assumidos com clientes.
Pessoalmente conversei com os clientes e coloquei minha imagem falando com eles sobre nossas dificuldades assumindo a minha responsabilidade como gestor.
A maior parte dos clientes, que nós tivemos problemas, entenderam a situação. Enfrentamos alguns problemas com outros que não aceitaram tão bem, mas faz parte do jogo.
E eu ter absorvido os comentários pessimistas foi essencial para aquele momento. Uma coisa que aprendi, além da empresa, com a vida, é a importância de ser estratégico.
Naquele momento, me encontrava em uma fase complicada também pelo lado pessoal, em que acabava de passar por um divórcio e estava pensando que precisava ser estratégico o tempo todo.
Nunca foquei minhas energias no momento que eu estava enfrentando, buscando enxergar aonde eu iria chegar depois que essa fase passasse.
Tudo foi uma lição, um aprendizado.
Muitos de nossos colaboradores, que saíram naquela época, e faziam comentários pejorativos como “o último que sair apaga a luz”, e hoje os mesmos colaboradores tem o desejo de trabalhar novamente conosco.
Portanto, um conjunto de situações acabaram levando grande parte do nosso time na época a pedir demissão e desde aquele momento até os dias atuais, nenhum outro colaborador pediu desligamento da nossa empresa.
E naquele momento chegamos no limite e tivemos que fazer o processo de virada.
O desafio para ter sucesso
Além da Tactus, atualmente tenho uma grande responsabilidade também com a minha marca Anderson Hernandes com um time focado para cada atuação.
A Fernanda acompanha diariamente meus afazeres e também tem uma agenda bastante agitada, e gostaria de compartilhar com vocês como faço para me organizar e ter produtividade?
Primeiramente para ser gestor, na minha opinião, cada pessoa deve estabelecer a sua metodologia de organizar as suas informações.
Tenho um sistema de organizar minhas coisas, com tudo que tenho para fazer, minhas demandas e etc; organizo a minha agenda e o fluxo de informações que eu tenho de acordo com a minha disposição.
Tenho preferência de organizar o que tenho para fazer basicamente através dos meus e-mails. Com o hábito de não deixar pendências em e-mails, acabo pedindo para que todos que tenham uma demanda específica que envolva uma tomada uma decisão, para me enviarem por e-mail, pois ela ficará pendente enquanto eu não responder.
No momento que eu respondo, mesmo que seja para tratar esse assunto posteriormente com a pessoa, tiro da minha caixa de entrada e considero como resolvido
Depois temos as questões relacionadas a agenda.
Eu trabalho com a agenda compartilhada, que a Fernanda e a Rebeca tem acesso e elas marcam os compromissos que vão sendo incluídos no meu dia-a-dia.
Procuramos também, ao invés de estabelecer um fluxo sem sentido de troca de e-mails, resolver nossas demandas com reuniões rápidas e produtivas.
Paralelo a tudo isso eu trabalho com um número muito grande informações e acabo tendo “problemas” com a minha memória.
Eu tenho uma memória imediata muito boa, se eu ler um texto que fale de um assunto que não tenho domínio, consigo exatamente depois fazer uma apresentação visual e falar sobre o assunto com uma facilidade muito grande.
Como gerenciar múltiplas informações
Porém, tenho dificuldade para e lembrar de coisas que eu já vi, não guardo muitos números, informações, estatísticas e etc. portanto, todas essas informações estão organizadas em mais de 200 mapas mentais que eu tenho através de uma ferramenta.
Eu uso isso como um auxílio para não me perder.
Até hoje tenho todos os mapas mentais estratégicos da nossa virada de 2014, contribuindo para me dar a direção do que devo saber no meu dia-a-dia para tomar decisões.
Tenho mapas mentais com estudo de mercado para me auxiliar nas minhas decisões e me direciono através dessas informações. Portanto, minhas deficiências de memória exigem o uso de ferramentas de apoio para que eu consiga me organizar.
Obviamente são muitas demandas que o meu trabalho envolve e o que aprendi nos últimos anos com o meu trabalho foi a dizer não.
Aprender a dizer não é essencial.
Como eu tenho demandas o tempo todo, preciso ser seletivo e estratégico.
E as urgências, elas acontecem, até porque mudamos tudo muito rápido a todo tempo, e neste caso, procuro resolver sempre “me apegando” ao que tenho que entregar.
É preciso ter muito cuidado para não ter o dia tomado por “urgências” e deixar o seu planejamento de lado.
Pois a urgência das pessoas pode atrapalhar o nosso dia-a-dia.
Critério de avaliação
Dentro de todas as minhas atribuições, a análise dos resultados é a mais importante e define as decisões estratégicas que devo tomar.
Desenvolvi um critério que chama “Anderson Hernandes” e ele foi elaborado a partir da minha experiência no dia-a-dia de acordo com o que eu precisava saber.
Tenho uma quantidade enorme de fontes de informações como: financeiro, comercial, operação, clientes e etc. mas essas informações não está organizada para mim.
Portanto, toda vez que eu vou tomar uma decisão, não posso entrar na informação relativa a operação para entender quantos clientes temos na base e qual a média de faturamento gerada.
O que faço é pegar essas informações mensalmente e inserir em um dashboard pessoal, que foi aprimorado e vai continuar sendo, para que continue tendo as informações no momento que preciso para tomada de decisão.
Para qualquer decisão que vamos tomar, temos as informações bases que estão sempre atualizadas e me dão base para isso.
Definição de segmentos
O mercado muda a todo momento e sempre é minha a decisão final sobre um segmento específico que vamos focar para trazer mais clientes.
Nossa empresa trabalha com nichos e com frequência eu, a Fernanda e a minha equipe analisamos o mercado. Vou contar para vocês como faço para analisar essa tomada de decisão.
Posso afirmar que algumas decisões são tomadas com base em tudo o que já construímos na nossa vida profissional que trazem um background de experiência sobre o que deu certo e o que não deu.
Muita gente está começando e não sabe por onde fazer isso, uma coisa que aprendi estudando o marketing é que por ele não ser uma ciência exata, você precisa testar constantemente.
Na nossa empresa não temos medo de testar, estamos sempre aplicando testes tanto no marketing quanto na operação.
Portanto, sempre procuro ouvir a opinião da minha equipe tanto o comercial quanto o operacional.
Desde quando eu estava estudando, aprendi e entendi a importância de sempre pensar à frente.
Desenvolvemos na nossa empresa uma capacidade de análise clara sobre o futuro, do que podemos performar no futuro.
Um dos nichos que somos especializados atualmente é com o segmento de viagens e ele começou em 2018 baseados numa análise, nesse ano estamos investindo e convertendo muito com ele, porque apostamos que é um nicho que tende a crescer.
Temos sempre que avaliar esse crescimento, além de imaginar se estamos atendendo um mercado que vai continuar existindo, temos que saber o tempo certo de avaliar a estratégia para não perder esses clientes e nem se perder.
Entendo claramente a minha responsabilidade em todo esse processo, pois tenho o poder de veto.
Como somos reconhecidos no mercado
Você sabe como começar a trabalhar redes sociais e quais cuidados deve ter ao fazer uma postagem?
Sempre digo que existe o que somos e o que as pessoas enxergam de nós.
Nas redes sociais é preciso ter cuidado para equilibrar essas duas coisas.
Ainda que eu seja uma pessoa muito liberal e aberto com meu público, não ficaria bom que eu postasse um stories bêbado por exemplo, é preciso ter muito mais cuidado com a sua imagem, pois determinadas postagens podem denegrir tudo o que você faz.
Acho que o grande cuidado é esse, pensar estrategicamente antes de postar.
Muitas vezes é preciso falar não até mesmo para um familiar que vai te marcar em uma foto, são decisões que você deve tomar.
Eu sempre tomo cuidado em relação a isso.
Porque nós que estamos vivendo a situação, sabemos o contexto da foto, porém nosso público não sabe e é fácil sofrer um pré-julgamento que não condiz com a situação real.
Sua responsabilidade como gestor muda muito.
Vejo diariamente a força que os gestores têm nas redes sociais em relação ao mercado.
Eles tem o Instagram da marca e todo o trabalho de branding que a marca faz mas a imagem pessoal do gestor é muito forte.
O público quer conhecer a pessoa, por mais que eles vejam a imagem que ela quer passar, eles gostam dessa identificação.
O nosso cérebro automaticamente cria processos de pré-julgamento, todos nós fazemos isso, e precisamos pensar nessa questão com cuidado pois, uma simples foto pode denegrir a imagem do gestor da empresa contábil.
Para quem quer começar e tem vergonha de gravar um vídeo e é muito tímido como pode começar?
Todo o gestor precisa ser a pessoa que abraça a sua própria marca. O público precisa entender claramente que ele tem orgulho do negócio dele, precisa ser um vendedor da sua própria marca e se ele não fizer isso alguém tem que fazer por ele.
Não é simplesmente contratar alguém de fora para isso, é preciso que essa pessoa tenha representatividade da empresa.
Temos exemplos de empresas que tentaram utilizar a imagem das pessoas que não estão ligadas diretamente, ou com um baixo grau de envolvimento que tiveram problemas, pois não criam um vínculo.
A Fernanda tem uma imagem muito ligada a Tactus, pois isso foi construído com o tempo e ela é uma das sócias, mas a imagem dela sempre vai se destacar menos que a minha pois eu acabo ficando sempre à frente da marca e isso é natural.
Uma notícia inesperada
E como ninguém é de ferro…
Passei por um problema sério de saúde no último ano e além de todas as responsabilidade que não deixei pra lá, ainda decidi que escreveria um livro em tempo recorde para o lançamento em um evento, então ele tinha que ficar pronto haja o que houvesse.
Quando eu recebi o resultado do meu exame, foi um choque.
O meu primeiro impulso quando recebi o resultado foi olhar na internet, e isso me desesperou muito.
Fui atendido e encaminhado a uma especialista que disse para que eu não fizesse isso, e era tudo o que eu e a Fernanda tínhamos feito, o desespero faz com que você busque informações.
Por mais que você não seja perito na área, você quer ter a situação sob controle, é impensável que um papel com um diagnóstico possa simplesmente determinar a sua vida assim, de forma tão direta.
Eu fiquei muito mal comigo mesmo e preocupado e cheguei a questionar muita coisa sobre a minha vida.
Ninguém nunca está preparado para uma doença na vida, para enfrentar algo assim.
A partir disso precisa tomar uma decisão, precisa decidir se vai entrar em um pré-luto desnecessário, porque depois você começa a entender que o câncer não é uma sentença de morte, apesar da palavra ser muito forte.
Você começa a viver em outro mundo, passei intermináveis horas no hospital fazendo tratamento, exames e etc, e comecei a recompor o que eu era como pessoa.
Neste aspecto o que eu sou como pessoa, no que diz respeito a minha resiliência, é fundamental.
Pensei que eu não podia ficar me lamentando, os passos que eu poderia dar eu já tinha dado, e a gente tinha muita coisa na nossa vida acontecendo: viagens, eventos, palestras e etc. muitas coisas eu consegui ajustar, parei de pegar palestras pois eu não sabia o que ia acontecer.
Até mesmo para fazer a cirurgia eu fui frio, para ajustar meus compromissos e não atrapalhar os meus negócios e os eventos.
Minha situação foi uma grande aprendizado para a Fernanda também,pois em nenhum momento ela se mostrou abalada.
Ela afirmou: “ Alguém tinha que segurar as pontas”, e isso fez toda a diferença.
E no meio de todo aquele processo tinha o meu livro.
Eu tinha programado e logo que fiquei sabendo cancelei e resolvi tomar uma decisão.
Sonhei em uma noite com o livro e assim que acordei disse para a Fernanda “Eu vou lançar o livro”.
Tínhamos pouquíssimo tempo para escrever, revisar, diagramar, lançar e etc. reuni todas as pessoas envolvidas no projeto e em toque de caixa conseguimos realizar tudo.
Fizemos o lançamento do livro no Conta Azul Con 2019 e foi um sucesso total.
Essa questão do livro me ajudou fundamentalmente a não pensar no problema, o livro representou uma espécie de um troféu.
Mesmo sem os resultados objetivos do pós-cirúrgico, podia me orgulhar daquilo e o fato de eu ter preenchido a minha mente com algo fora do problema também foi fundamental.
Tive que me concentrar para poder me dedicar ao livro e foi uma experiência fantástica.
A melhor forma de desempenhar o papel de gestor
A Fernanda abordou um ponto muito legal na entrevista, afirmando:
“Eu adquiri boa parte do conhecimento em relação a Gestão que aplico dia a dia aqui na Tactus com você. Até hoje em algumas situações que eu preciso de um “norte” em relação ao meu time ou processos eu busco a sua ajuda como um mentor para que eu consiga tomar a melhor decisão.
Que dica você dá a quem está ouvindo ou nos assistindo gente, que tem essa posição de gestor de uma empresa para desempenharem melhor para esse papel?”
É preciso levantar da cadeira e ir atrás de informações!
Porque o gestor tem a função de orientar, é a função dele e o que ele não souber na hora, precisa procurar pois a responsabilidade acaba sendo sua.
Como gestor, tive que aprender nos últimos anos muita coisa, para poder chegar onde estamos hoje.
Eu não tinha aquelas informações, era um universo completamente diferente. E por isso eu fui fazer vários cursos tanto no Brasil quanto no exterior.
E paralelamente a isso, me aproximei de pessoas estratégicas para poder aprender e que se tornaram mentores.
Hoje eu tenho um programa de mentoria para gestores de empresas contábeis mas eu não tinha um programa de mentoria antes para que fosse o aluno.
E hoje eu me formo em tudo isso para poder oferecer a outras pessoas.
Sempre busquei estudar o que eu não entendia e o que eu não sabia, sempre busquei informações sobre tudo.
E eu fiz muitos cursos para chegar no ponto de conhecimento que tenho hoje e ainda o que eu mais gosto é aprender com alguém ou estar num lugar que eu me sinta “burro”, pois isso é importante para aprender.
Não posso me acomodar e acreditar que cheguei no meu ápice de aprendizado nunca, pois o conhecimento não tem fim.
A evolução é constante e não podemos parar.
Os desafios que enfrentei
Acredito que o maior desafio que enfrentei foi a questão de “quase apagar as luzes”, o maior desafio foi quando pensei por um momento que a Tactus ia acabar.
E o ponto fundamental foi quando me reuni com a minha gestão e disse: “agora é o momento da virada”, e ter essas pessoas que eu podia confiar foi fundamental. Perdemos muita gente, mas mantive uma essência do time que foi reconhecida depois em forma de sociedade e em funções estratégicas conosco.
E nosso time se sente reconhecido aqui.
Do ponto de vista como gestor, acho que hoje a credibilidade do nosso time é algo que construímos muito nos últimos anos e me preocupo muito.
A questão do respeito que conquistamos e do amor que nosso time tem pela nossa marca é fundamental.
O nosso time é base da nossa empresa e perder isso seria muito danoso.
