imagem que represente escritório de contabilidade adaptado para modo digital

PASSOS PARA TRANSFORMAR NUMA CONTABILIDADE DIGITAL

Vamos falar sobre transformação contábil?

Com todo o cenário que estamos enfrentando ficou mais clara que nunca a necessidade de adaptar-se.

E como pode acontecer essa adaptação?

É comum que ao falar em “contabilidade digital” relacionamos essa realidade ao simples uso de um sistema, será que é isso mesmo?

Hoje, muita gente está buscando alternativas, uma das perguntas que eu mais recebo no meu dia a dia é: qual sistema posso utilizar para transformar a minha empresa numa contabilidade digital?

O sistema contábil é o primeiro elemento numa contabilidade digital.

E o que acontece com relação ao sistema?

Você não vai encontrar um único sistema que possa atender todas as necessidades na sua empresa contábil.

Isso está bastante claro, mas muitas pessoas não têm a dimensão do que efetivamente podem ter em quantidade de ferramentas dentro de uma contabilidade digital.

Nossa transformação

 Dentro de uma atividade contábil digital, na Tactus por exemplo, utilizamos muitas ferramentas para auxiliar o nosso sistema.

Olhando para nosso processo completo, desde o início da jornada do cliente até o momento que esse cliente sair da base, utilizamos cerca de 60 ferramentas diferentes.

 imagem que represente cadeia de ferramentas que utilizamos
Temos ferramentas para todas as áreas do nosso processo

O sistema que você vai utilizar não é o fator mais relevante, o importante é avaliar o que fará mais sentido para você.

É preciso considerar que o sistema tem que ter um mínimo necessário para se adequar dentro da pegada de uma contabilidade digital.

Muitas empresas não sabem o que devem efetivamente adotar, muito menos o que é essencial.

É comum que as empresas adotem um tipo de sistema que não atenda todas as necessidades que a empresa precise e consequentemente, optam por migrar para outro sistema. Um novo sistema pode ofertar funções diferentes, mas que não atendam todas as necessidades.

A empresa acaba ficando sem “norte” e atira para todos os lados, sem um direcionamento assertivo.

O funcionamento do sistema

Pensando sob o ponto de vista de sistemas, o ERP Contábil ele é o coração da sua empresa, mas sozinho, ele não resolve o seu problema dentro da contabilidade digital.

Em 2015, quando pivotamos o nosso negócio, criamos um cenário para nossos clientes.

 imagem que represente contabilidade na Tactus
Com nosso sistema de contabilidade antigo utilizado na Tactus

Eliminamos todo o processo presencial para o nosso cliente, todo o trâmite de documentos tornou-se online.

Naquela época, tudo o que nós tínhamos de ferramenta disponível era pouco, comparado ao que temos hoje.

Portanto o ERP Contábil é apenas uma parte do processo total.

Se alguém te disser para adotar o sistema X ou Y, e que a partir desse momento você terá uma contabilidade digital, tome muito cuidado!

Não há nada “pronto” e único para compilar tudo e transformar em digital, a contabilidade digital vai além dos aspectos que envolvem o sistema ou ferramentas.

Conheça nossa transformação

E daí entramos no segundo elemento da contabilidade digital que são os processos.

De nada adianta nada ter um sistema muito bem desenvolvido ou contratar ferramentas para sua operação, como uma ferramenta clássica que é de troca de arquivos com seu cliente, é preciso pensar nos processos.

Por que os processos são tão importantes?

A ferramenta sozinha, não resolve o problema e em muitos casos, processualmente falando, se você não for muito bom não consegue tirar tudo aquilo que a ferramenta pode dar a você.

imagem que represente pessoa com ombros levantados
Mesmo utilizando boas ferramentas, terá perdas dentro da empregabilidade no serviço

Em 2014 nós tínhamos empresas de Lucro Real dentro da nossa carteira, e não há nada de errado ter uma empresa de Lucro Real, eu estou falando de modelo de negócios.

Tínhamos as empresas de Lucro Real na nossa carteira e uma filial no Rio Grande do Sul na cidade de Caxias do Sul.

Nós tínhamos concentração de carteira, poucos grupos empresariais representavam mais ou menos 70% do nosso faturamento.

Hoje eu penso o que seria da nossa empresa se ainda estivéssemos vivendo aquela mesma realidade?

imagem que represente contabilidade tradicional
Tactus Contabilidade na versão tradicional

Na época, passamos por uma situação tão difícil, que eu tive que voltar pessoalmente para o operacional, para o departamento de contabilidade.

Me instalei no departamento para rever todo os processos, entender tudo o que estava pendente e entregar.

Sai da minha função de gestor para organizar meus processos.

Isso foi preciso porque não existia um processo claro, muitas empresas não tinham padronização alguma e fluxo documental adequado, tudo era muito confuso.

Se vivêssemos hoje, nesta pandemia, a realidade de 2014, seria muito mais difícil para sobreviver.

Além da grande concentração de receita, nossos processos internos não eram ajustados e a tecnologia que usávamos era muito falha.

Iniciamos o processo e mudamos toda nossa empresa em 2 anos.

E você, se identifica com a minha situação de 2014?

Além de tudo isso, temos que dar atenção às pessoas.

Se para o seu home office, além das dificuldades acima, teve problemas para adaptar o seu time, é preciso olhar mais a fundo para o seu negócio.

Uma nova necessidade no mercado atual requer profissionais alinhados a ela, existe uma nova demanda em relação a pessoas, nas empresas de contabilidade.

Mudança de planos

Até pouco tempo, qual era a previsibilidade que eu fazia para o mercado?

A previsibilidade era muito clara, estávamos num processo de transformação digital que se acentuou a partir de 2019 e num processo de alavancagem complementar, mais acentuada, tinha muita coisa para acontecer em 2020.

Teríamos ali um intervalo, entre 2020 e 2022, para que todos pudessem se alinhar a essa transformação digital.

imagem que represente mudança nas empresas
Aceleração Digital com a quarentena nas empresas

O planejamento que existia para 2020, depois de um ano muito bom que foi 2019, foi rasgado.

Tivemos que mudar tudo, transformar nosso time todo para home office em 2 dias.

imagem que represente nova forma de comunicação entre todos na empresa
Reunião virtual com o nosso time em home office

Viramos o nosso time todo para home office e mudamos nossos processos, sim foi difícil, mas seria impossível se isso ocorresse em 2014.

Naquele tempo não tínhamos maturidade nos três pontos principais para a mudança:

Sistemas

Processos

Pessoas

Na época nossa empresa era muito burocrática, na situação atual, o nosso time com o mindset de 2014 não se adaptaria.

Nessa nova realidade as coisas mudam o tempo todo e requer uma empresa rápida e ágil, não há mais espaço para lentidão neste momento.

Como lidar com esse momento

Aconteceu um grande processo de aceleração digital, todas as empresas tiveram que rasgar o planejamento, agora a velocidade e as prioridades são outras.

Nós voltamos a nossa empresa para questão de eficiência e atendimento ao cliente, tiramos o pé do acelerador do crescimento. Tudo isso em razão do cenário incerto que vivemos.

No mês de Abril tivemos algumas conversões, mas não se aproxima ao que era nossa conversão antes desse cenário.

Antes contávamos com 5 pessoas na nossa área comercial, pois nossa conversão era muito alta, agora, tudo mudou.

Não temos mais o tempo de transformação de 2020 até 2022, a mudança tem que ser agora.

Concomitante a toda mudança, é preciso se equilibrar no processo de crise, lidando com diversas MPs, deixando de entregar obrigações e acumulando coisas para fazer no momento pós-crise.

Outra coisa que é preciso balizar: é a inadimplência, ela subiu na maioria das empresas.

O processo de gestão de crise fez com que a Tactus mudasse toda sua rotina, e não apenas o fato de trabalhar em casa que está diferente. Mudou toda minha gestão financeira.

Eu nunca elaborei tantos conteúdos para a Tactus como estou produzindo atualmente.

imagem que represente Anderson Hernandes produzindo conteúdos em casa
Produção de conteúdos em casa para internet

Se antes, você tinha 4 meses para fazer a implantação de uma ferramenta, hoje, você tem que fazer isso do dia para a noite.

E a necessidade existe porque no digital há menos custos, virar essa chave trará a empresa a possibilidade de posicionamento.

Contabilidade digital vs Contabilidade online

 É inegável que o online tem menos custos, pensando nisso vamos falar um pouco sobre contabilidade digital e sobre a contabilidade online.

Como funciona a questão de posicionamento? Temos três realidades:

  • Contabilidade tradicional
  • Contabilidade digital
  • Contabilidade online

Há alguns anos,  a Tactus estava mais posicionada como contabilidade online.

Depois desse primeiro momento, surgiu a contabilidade digital, começamos a fazer pesquisa sobre a demanda do termo na internet.

A contabilidade digital surgiu como uma opção intermediária, sob o ponto de vista de precificação.

O online surgiu como uma forma muito mais barata de contabilidade, mas faltava suporte e assistência, por isso posicionamos a Tactus de contabilidade online para digital.

Como é a precificação dos três modelos?

imagem que represente essas três linhas em tabela ilustrativa
A contabilidade tradicional acaba tendo um custo muito maior

A contabilidade online tem um preço muito menor, mas não há suporte.

E a contabilidade digital é o meio termo entre os dois.

E agora, nesse momento, os empreendedores em geral estão muito mais voltados para o aspecto digital.

Empresas que nunca pensaram em atuar no digital, estão passando por um processo de transformação para o digital.

E para se alinhar à nova realidade estão questionando coisas que não olhavam, custos que antes passavam despercebidos hoje são considerados.

Até as academias foram para o digital para atender a demanda por exercícios nesse processo de transformação digital por conta da pandemia.

imagem que represente rotina antes das mudanças ocasionadas pela pandemia
Alguns dias antes da academia suspender as atividades

Quem não estava prestando atenção nesse detalhamento, está prestando agora, estamos vivendo uma situação que se assemelha a uma situação de guerra.

Temos que ficar presos em nossas casas, todo nosso comportamento mudou.

As pessoas que não tinham contato com o digital agora precisam de ferramentas para se comunicar com entes queridos por exemplo.

Essa mudança comportamental reflete sob o ponto de vista de preço?

Sim!

As pessoas estão procurando preços menores em todos aspectos da vida, e a contabilidade é uma delas.

Isso quer dizer que todo mundo vai querer ir para contabilidade online?

Não!

Existem situações e pessoas diferentes, é preciso analisar a situação como um todo.

Na Tactus Contabilidade Digital, por exemplo, temos propostas para oferecer valor ao cliente, num geral, mas temos muito mais ganho do que prejuízo numa situação como essa.

Mas imagine quem está na situação do tradicional, e é ameaçado por dois negócios diferentes, a partir desse momento vai ser muito mais difícil.

Se você é tradicional e quer concorrer com esses modelos, precisa transformar.

Para se transformar é preciso:

  • Ter processos muito bem alinhados;
  • Sistemas que fazem sentido para sua operação;
  • Pessoas que estão alinhadas com o aspecto de tecnologia;
  • Processos internos alinhados;
  • Pessoas que tem adaptabilidade a novas ferramentas, novas tecnologias, novas formas de trabalhar.

Sem isso tudo, fica muito complicado.

Adaptação de realidade

Quero lembrar que para a mudança o fator pessoas é indispensável.

Quem não tem adaptabilidade ao home office, ao se deparar a uma situação como essa, com a necessidade de trabalhar tem muitas dificuldades.

O home office é um aprendizado, serve para separar quem são as pessoas adaptáveis à novas realidades.

Como eu disse acima, temos que ser muito mais rápidos e mais estratégicos.

Num tempo muito menor, temos que tornar a nossa empresa contábil também a uma empresa de tecnologia, sem tecnologia você não consegue virar a chave.

Eu repito, contabilidade digital não é sinônimo de apenas sistema, se alguém falou isso te enganou.

Não é um sistema que vai transformar sua empresa em uma contabilidade digital, o sistema é uma parte do processo da contabilidade digital.

A contabilidade online em relação ao tradicional, não apresenta um preço tão baixo nem tão alto, mas é um preço mais atrativo.

Com a contabilidade digital você tem condições de ter rentabilidade maior.

Existe muito campo para trabalhar no digital!

A precificação deste modelo, a meu ver, é o que mais faz sentido, pois é possível ter entrega de valor para o seu cliente.

Você não precisa partir para uma batalha de preço com o mercado do online, até porque não vai conseguir chegar no preço deles ou mais baixa.

Um pequeno empreendedor não consegue chegar à estratégia de marketing que as grandes empresas têm, essas grandes marcas foram investidas com milhões.

 imagem que represente equilíbrio
A escalabilidade acontece quando seus sistemas e ferramentas te permitem buscar e colocar clientes na sua carteira sem aumentar qualquer tipo de custo

Pense que no digital, você consegue ter rentabilidade e escalabilidade.

Plano de transformação

Sendo esse processo de transformação essencial e fundamental, qual a minha proposta para nesse momento?

A minha proposta é que você entre num plano de transformação na sua empresa contábil, você terá 7 meses para virar a chave.

Sim, até novembro, é possível virar a chave e toda sua empresa, ajustando os aspectos mais importantes.

Nós demoramos 2 anos para virar a chave na nossa empresa, pois não tínhamos a tecnologia que temos hoje, muito menos, a possibilidade de aprender com quem já chegou lá.

E você tem!

Hoje você tem tecnologia para um processo muito mais acelerado, e tem respaldo de gente que já chegou lá.

imagem que represente pessoa preocupada
Se não virar a chave da sua empresa, pode estar muito ameaçado(a)

É claro que ninguém tem a solução, nem a verdade absoluta, mas no analógico o seu risco é muito maior.

O meu risco hoje, por ter virado a chave em 2015, é muito menor.

Temos no país cerca de 70.000 empresas contábeis, na minha opinião, na melhor das hipóteses 10% das empresas não vão sobreviver.

Sete mil empresas não irão sobreviver a essa nova realidade.

Tenha muito cuidado para que você não faça parte desse processo.

O que nós preparamos para esse processo de ajuste?

Nas últimas semanas, depois começou a surgir esse cenário de crise, muita gente me procurou pedindo um curso de contabilidade online e contabilidade digital.

Eu preparei um conteúdo completamente novo para mostrar para cada empresa o que deve fazer.

O curso é composto por um rico compilado de conteúdo, com todos os passos que uma empresa precisa entender.

Temos um curso com mais de 60 vídeos disponíveis, muito completo, é certamente o roteiro que você precisa.

Além disso, dentro desse programa temos inclusive uma mentoria comigo e com a Fernanda que pode esclarecer muita coisa operacional.

O que está esperando para mudar a chave da sua empresa?

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