Se você está buscando uma melhor produtividade e eficiência do escritório contábil, iremos apresentar para você 10 dicas que realmente fazem a diferença.

10 COISAS QUE VOCÊ DEVE FAZER PARA MELHORAR A PRODUTIVIDADE E A EFICIÊNCIA DO ESCRITÓRIO CONTÁBIL

Para ter a melhor produtividade e eficiência do escritório contábil, é preciso trilhar um caminho. Muitos escritórios não conseguem aumentar sua produtividade porque não sabem ao certo o que fazer.

Então, para ter a melhor produtividade e eficiência do escritório contábil, é só seguir nossas dicas abaixo.

imagem que represente dados estatísticos
Ao dedicar-se em aspectos específicos seus resultados na contabilidade podem ser melhores

Como ter uma melhor produtividade e eficiência do escritório contábil

Os escritórios de contabilidade têm uma fórmula para o sucesso: quanto mais clientes, maior é a sua lucratividade.

Desta forma, para ter mais eficiência e produtividade é preciso começar a realizar dez coisas que iremos lhe apresentar abaixo. Confira as 10 coisas essenciais que separamos para você colocar em prática!

1- Tenha o controle de suas pendências

Um dos maiores riscos à eficiência é perder o controle sobre suas pendências, se você esquecer e deixar suas tarefas em aberto, certamente, virará uma bola de neve e será um grande problema e atraso para o escritório.

Então, uma das coisas que você tem que fazer para melhorar a eficiência e a produtividade é ter todo o controle das pendências de maneira automática. 

Afinal, você pode fazer uma lista com os trabalhos em abertos ao longo do dia, e ir riscando quando forem completadas e acrescentar mais quando chegarem, porém isso não é muito produtivo.

2- Automatize as tarefas e processos fiscais e tributários

Automatizando as tarefas do dia a dia que são manuais e repetitivas, você reduz o retrabalho e seus custos, evita erros, tornando-se assim mais produtivos e eficientes com uso da tecnologia.

Você ainda passa pelos problemas abaixo?

Precisa controlar os parcelamentos de tributos em Excel e gerar as guias manualmente no E-Cac, PGFN e Regularize?

Acessa esses portais todos os meses para baixar as guias e enviar ao cliente?

Busca e avalia manualmente as Declarações Ausentes, Débitos da Conta Corrente e Débitos da Procuradoria?

Busca e avalia as Certidões Negativas de Débitos nos sites, empresa por empresa?

Fundamental automatizar todas essas tarefas, pois elas corroem o tempo de sua equipe.

Conheça o Fiscontech, ele pode te ajudar a superar os desafios acima.

imagem que represente reuniao entre colaboradores
Todas as metas e objetivos precisam estar bem definidos para não comprometer as entregas

3- Crie metas

Para conseguir ter melhores resultados e administrar o tempo é necessário ter metas e objetivos. Como diria William Edwards Deming “O que não pode ser medido, não pode ser gerenciado.” 

Então, criando as metas você mantém um foco e isso ajuda a ter uma melhor produtividade e eficiência do escritório contábil.

4- Tenha todos os documentos organizados

Os documentos fiscais são o instrumento de trabalho dos escritórios contábeis, neles, contém informações para realizar relatórios de seus clientes.

Por esse motivo, a organização desses documentos é fundamental, pois irá permitir mais agilidade no trabalho fazendo assim, que o escritório tenha uma melhor produtividade.

Imagem que represente arquivos de documentos
Esqueça o arquivamento de documentos, além de ineficaz ocupa espaço desnecessariamente

5- Reduza o tempo com reuniões

O ideal é, sempre que possível, fazer reuniões mais práticas e diretas, reduzindo o máximo de tempo possível, assim será mais fácil melhorar a produtividade e eficiência.  Empresas de tecnologia e startups usam um conceito de “reunião em pé”, são reuniões rápidas, chamadas de daily meeting.

As reuniões, na maioria das vezes, são necessárias e muito importantes, só que gastar muito tempo com elas acaba não sendo um bom negócio. 

De modo que, cada momento que sua equipe passa nas reuniões são momentos a menos para atender clientes e finalizar as tarefas.

Imagem que represente colaborador trabalhando
Permita que seus colaboradores dediquem-se aquilo que realmente é necessário e aproveitem melhor o tempo

6- Identifique todos os desperdícios para ter melhor produtividade e eficiência do escritório

Umas das coisas a se fazer para conseguir uma maior produtividade e eficiência do escritório contábil, é usar todos os recursos disponíveis. Ou seja, é necessário identificar e eliminar os desperdícios, acabar com os processos lentos, as interrupções excessivas.

Esses fatores são inimigos do escritório contábil, e fazem com que não se consiga ter uma boa produtividade. 

Valorize seus profissionais para ter melhor produtividade e eficiência do escritório

Começar a valorizar seus profissionais é uma das coisas de se fazer que talvez seja a mais importante, para que assim, seja possível conseguir aumentar a produtividade.

De modo que, são os colaboradores os responsáveis pelos processos de produção, pois é através deles que todos os trabalhos são concluídos. Então, quando se sentem valorizados, automaticamente a sua produtividade e eficiência aumentam, pois eles sentem prazer em trabalhar.

8- Seja um líder, não um chefe, para ter uma melhor produtividade e eficiência do escritório contábil

Pessoas gostam de ser lideradas, não chefiadas, para realmente conseguir ter uma melhor produtividade e eficiência do escritório contábil, é necessário ser um líder e não apenas um chefe.

Assim, sendo um líder, você conseguirá motivar e unir a sua equipe, criando um ambiente de trabalho amigável.

Parece até bobagem, mas pode ter certeza que essa pequena atitude faz toda a diferença na eficiência e produtividade do escritório.

9- Seja ágil no envio e recebimento de guias e documentos fiscais

É de extrema importância para que o serviço seja produtivo, que todos as guias e  documentos necessários cheguem ao cliente o mais rápido possível. De modo que, quando ocorrem atrasos, a eficiência do seu escritório é prejudicada e isso não é legal.

Então, você pode usar plataformas, como o Fiscontech, que são integradas aos clientes, para assim enviar guias, recálculos, informativos e notificações do fisco com a maior agilidade possível. Consulte o histórico retroativo de CND, relatório fiscal do E-cac, guias e pendências, avalie o histórico e a evolução fiscal e tributária dos seus clientes. 

Acesse e conheça o Fiscontech, automatize tarefas e processos fiscais e tributários.

10- Trate seus clientes como parceiros

Essa talvez, seja uma das coisas mais simples, mas por outro lado, pode ser a atitude mais difícil, pois se trata de uma mudança de pensamento. Procure oferecer contabilidade consultiva, mostre resultado e participe da estratégia do seu cliente.

Para que seu escritório tenha uma boa produtividade e eficiência, é necessário começar a confiar em seu cliente e ver ele como seu parceiro.

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