Saiba quais são os aspectos práticos da contabilidade online e digital.

CONTABILIDADE DIGITAL: UMA NOVA CATEGORIA DE SERVIÇOS CONTÁBEIS?

Hoje todo o mercado contábil foi impactado de uma forma ou outra com o conceito de contabilidade online e digital. Acredito que quem está no mercado contábil certamente já ouviu esses termos.

Esse tipo de contabilidade vai muito além de uma simples troca de e-mail com os clientes, como já é possível a automação de rotinas burocráticas, existem infinitas possibilidades que envolvem o serviço via internet.

Uma das grandes vantagens que a automação trouxe para contabilidade digital foi a de desprender o contador de um papel de emissor de guias, dando mais tempo para que ele possa oferecer consultorias e pense no seu aumento de produtividade.

Aqui na Tactus estamos há mais de 20 anos no mercado contábil e estamos sempre nos transformando.

Em 2015, identificamos a necessidade de mudar e começamos a migrar nossa empresa do modelo tradicional para o online digital, e foi a melhor decisão que tomamos.

Hoje diariamente somos impactados com informações e conteúdo, alguns bons e outros nem tanto, e pensando nisso que nós criamos um guia com os aspectos práticos da contabilidade online e digital.

No conteúdo a seguir você encontrará respostas para as principais perguntas que recebemos e ainda dicas para o seu negócio.

A contabilidade tradicional está ameaçada?

Nós estamos passando por um processo de transição na área de tecnologia e esse processo influencia diretamente a forma como fazemos as coisas no nosso dia a dia.

Os processos internos das empresas estão sendo ajustados para uma nova realidade, paralelo a isso, a nossa produtividade tem mudado para se adequar a tudo isso. 

Hoje com a tecnologia conseguimos ter empresas mais produtivas e isso implica em entregar mais com menos pessoas, utilizando ferramentas, mais tecnologia e sistemas mais automatizados.

imagem que represente contabilidade de modelo tradicional
Nossa empresa contábil anos atrás da evolução digital

É preciso considerar um fator importante, muitas empresas estão paradas no tempo e quando elas se derem conta que precisam evoluir pode ser que não haja mais tempo, se isso demorar muito.

Uma empresa contábil que não evolui ficará para trás, considerando o ponto de vista de produtividade e tecnologia.

Mesmo que utilize um sistema, ele provavelmente é atrasado comparado a outras empresas que evoluíram, com isso terá a sua operação muito mais onerosa e menos produtiva, a entrega de valor para o cliente e para o mercado será comprometida.

Quando falamos que as empresas de fato acabam sendo ameaçadas é em razão disso, o fato delas não evoluírem na velocidade que essa nova tendência tecnológica do mercado tem influenciado a agir.

Tenho um sistema: minha contabilidade é digital?

Quando falamos em ser uma contabilidade digital, estamos falando de muito mais do que um simples sistema.

O sistema, é apenas um dos elementos, embora seja um elemento preponderante. Quando eu digo o sistema me refiro ao sistema todo de ferramentas disponíveis para uma contabilidade digital e não somente um único sistema.

O que vemos de exemplo no mercado são alguns sistemas que tem prometido transformar a sua empresa contábil numa empresa digital de contabilidade online do dia para a noite.

Imagem de gesto negativo com as mãos
Para se tornar digital precisa de outros recursos, além de um sistema

E isso não é verdade, não basta! 

Você precisa sim adotar um sistema, mas, não terá tudo o que precisa num único sistema.

Então, quando você olha para a vertente do sistema operacional, estamos falando de um ERP contábil, você tem ERPs que estão de fato entregando e ajudando muito esse processo do digital, mas em outros aspectos eles não entregam tudo.

Eles entregam por exemplo aquilo que envolve a operação, mas não entregam o que envolve a gestão de clientes. Sempre falta alguma coisa. Existem muitas falhas que um sistema que se intitula completo geralmente apresenta.

E isso não significa que o sistema é ruim, mas que ele não está preparado em todas as vertentes que uma empresa contábil digital precisa.

As empresas contábeis que utilizam a tecnologia lidam com a realidade de ter que adotar diferentes possibilidades de ferramentas e sistemas para funcionar.

O uso de diversas ferramentas pode facilitar?

Quando falamos da utilização de mais de 50 ferramentas nós consideramos todas as pontas da operação.

O uso das ferramentas contempla todo o nosso fluxo.

O fluxo começa dentro do marketing, quando a pessoa ainda nem é nossa cliente, nessa fase utilizamos ferramentas para gerar demanda, solicitação de propostas e as “levantadas de mão”. O lead vem nesse fluxo até converter como cliente.

Depois disso, ele passa por um processo que engloba a abertura da empresa dele, todo o processo na legalização e todas as variações do processo inicial, e isso inclui o uso de outras ferramentas.

Depois disso, ela vai para outra fase, que é a implantação, ele passa por outros processos nessa fase, nosso time utiliza outras ferramentas e vai para a operação e fica nela até sair da base.

Quanto mais tempo um cliente ficar na nossa base melhor será, pois o tempo de vida dele (LTV) na nossa operação será melhor.

E se porventura ele sair, também utilizamos ferramentas para gerenciar isso.

Olhando todo o fluxo de operação da Tactus, podemos afirmar que utilizamos muitas ferramentas mesmo, mas olhando de maneira isolada é completamente coerente.

Isso porque não significa que cada profissional do nosso time utilize ao mesmo tempo 40 ferramentas, nem mesmo 10.

 imagem que represente pessoa trabalhando pelo computador
Nossos funcionários estão prontos para utilizarem a ferramenta adequada de acordo com a atividade que precisa ser realizada

Temos pessoas na operação que utilizam apenas 3 ferramentas diferentes, temos ferramentas utilizadas por uma única pessoa, outras que são utilizadas por uma área operacional e algumas utilizadas por todos.

O fluxo não é repetitivo a todos.

Paralelamente, temos as ferramentas que trabalham sozinhas e não precisamos de uma intervenção humana, configuramos a ferramenta uma única vez e ela se conecta a outra, fazendo o papel dela e não intervimos, só precisamos nos preocupar em manter a ferramenta ativa. Mas, uma vez configurada não precisa mais de manutenção diária.

Essa é uma explicação simples, na prática, sabemos como isso faz a diferença na nossa operação e nas empresas contábeis.

Alto grau de produtividade e eficiência operacional se conquista com o uso de tecnologia atrelado a processos e a pessoas.

Portanto, cada um dos nossos colaboradores não utiliza 40 ferramentas de forma concomitante, cada uma serve a um ponto da nossa operação.

Nós acabamos também tornando o nosso negócio um laboratório, temos acesso a coisas novas e avaliamos se isso faz sentido para nossa empresa. Todo o momento precisamos validar coisas novas, algumas ferramentas são substituídas, outras retiradas e etc.

E temos de pensar nesse novo perfil de empresa contábil, que não é uma empresa estagnada num único tipo de processo, não se congela numa única maneira de fazer as coisas.

imagem que represente foto da equipe de colaboradores no último Tactus Day
Nossa empresa é viva e evolui, se transforma a todo momento constantemente e isso traz um desafio maior para nós

Se há 10 anos passaríamos 5 anos fazendo os processos de forma igual, hoje você transforma procedimentos a todo momento.

O fluxo de clientes no meio digital

Em 2015 começamos o nosso processo de tracionamento focando no aspecto digital.

Em toda nossa história sempre tivemos um viés para o marketing contábil, isso é inegável, dentro desse processo de transformação iniciamos também um processo de marketing para fazer dar certo.

E claro que a nossa experiência e desenvolvimento em marketing colaborou para que no primeiro ano já tivéssemos bons números de novos clientes e esse número foi aumentando todos os anos.

E não se trata de uma verdade absoluta, qualquer empresa contábil pode ter resultados melhores ou piores que o nosso, pois, cada empresa tem uma condição diferenciada e uma operação.

Na nossa empresa trabalhamos com bootstrapping (Investimento feito pelo próprio sócio), se eu fosse investido por alguém de fora, o meu fluxo de tracionamento teria que ser muito mais acentuado, para justificar o investimento que seria feito, e neste caso eu poderia fazer uma aquisição 2 ou 3 vezes maior que a minha.

Isso pode acontecer com qualquer empresa contábil, não podemos olhar o negócio de forma igual somente pelo fato de serem digitais, existem outros fatores que devem ser considerados.

Uma coisa é você olhar para sua empresa e gerir sua empresa dentro dessa realidade digital olhando sempre:

  • Decisões estratégicas;
  • Fluxo de clientes;
  • Fluxo operacional;
  • O que acontece no negócio como um todo;
  • Visão de mercado;
  • Mercado que atua;
  • Onde conseguiu um ter uma segmentação mais assertiva e muito mais.

E outra coisa é olhar especificamente para a área de marketing são coisas que estão relacionadas, mas são distintas. 

Alguém pode ser muito bom, até melhor que a Tactus Contabilidade Digital tecnologicamente, e ter fluxo até mais otimizado que o nosso, mas essa empresa pode não ter o marketing que fazemos ou o inverso, pode fazer o marketing muito melhor do que o nosso.

Até mesmo dentro da nossa imersão de marketing contábil já nos deparamos com empresas contábeis que tinham um processo de aquisição mais acentuado do que o nosso, isso porque o marketing tinha uma estrutura muito maior.

Não dá para generalizar, são coisas relacionadas, mas distintas.

Paralelo a isso precisamos considerar que quando pensamos na questão do processo de uma empresa digital devemos ter uma estratégia para fazer sentido, é preciso pensar nesse crescimento mais acentuado.

É um crescimento que não pode ser orgânico, para fazer sentido tudo que está sendo investido é preciso ter um crescimento mais acentuado, por isso vamos sempre pra cima do mercado e buscar resultados.

Toda empresa contábil terá suas características e isso tem que ser respeitado e não há nada de errado crescer mais ou menos, desde que tenha um crescimento estruturado de acordo com a sua realidade.

Como lidar com esse crescimento da equipe e essa gestão?

Tudo isso é desafiador, porque nessa situação você tem que lidar com vários fatores ao mesmo tempo.

Se trouxer tecnologia para sua empresa e não trouxer pessoas acertadas, alinhadas e pessoas preparadas a sua entrega fica comprometida.

Se você traz pessoas novas e não traz clientes não terá rentabilidade e faturamento suficiente para justificar.

São várias coisas que estão envolvidas e obviamente a gestão de pessoas é um desafio para nós.

O que nós fizemos foi transformar a nossa empresa algumas vezes nos últimos anos.

Ajustamos a nossa gestão para uma nova realidade, considerando vários fatores que vão desde o processo de contratação, retenção de pessoas e processo seletivo.

Nosso processo seletivo é moroso e complicado, pois o nosso funil de contratação é muito exigente.

Não podemos trazer alguém desalinhado com a nossa cultura, que não fará a entrega técnica necessária e cuja habilidade não estejam alinhadas com o que buscamos, para achar essas pessoas não é fácil e depois temos o desafio de reter as pessoas.

E não se trata apenas de reter, mas também de motivar as pessoas, e fazer com que elas entreguem cada vez mais.

Se olharmos quantas empresas tínhamos de produtividade por profissional em cada área operacional há 2 anos enxergamos uma situação completamente diferente de agora, e uma certeza que temos é que será diferente de amanhã, pois continuaremos evoluindo nesse processo, sempre há como melhorar.

Esse processo de gestão de pessoas é desafiador, naturalmente a empresa contábil não tem esse viés de gestão de pessoas, tivemos que buscar expertise para aprender a como gerir nosso time lá fora, aprendendo com outras empresas, buscando benchmarking de mercado, evoluindo no processo como um todo e isso fez uma grande diferença para chegarmos onde estamos hoje.

Nossos colaboradores têm uma grande contrapartida pela sua entrega e eles enxergam isso, eles se sentem ouvidos, valorizados e parte da empresa.

A importância do site para ser uma contabilidade digital

Como falar do digital se você não é digital? E como falar de ser digital se você não tem o princípio: site contábil.

O site é essencial sim, é preciso ter um.

E mesmo que tenhamos evoluído muito nesse aspecto a quantidade de empresas que tem o site totalmente desalinhado com as necessidades do mercado é gigantesca.

A vitrine de uma loja sempre deve estar arrumada e ela é ajustada de acordo com o momento que está sendo vivenciado o comércio na época, como dia dos pais, namorados etc. tudo é pensado e considerando uma demanda.

O site contábil não pode ser estático, assim como uma vitrine, ele sempre deve ser ajustado, essa limpeza que é feita nas vitrines fazemos no nosso site, alinhando plugins, alinhando melhorias, verificando velocidade do site, ajustando os fatores e muito mais.

 imagem que represente profissional programador de site
Com fatores mais relevantes como revisar o conteúdo e o design, você acaba dedicando mais tempo

Como o site contábil é a grande vitrine de uma empresa contábil digital, isso precisa ser feito, nós temos um processo de revisão do nosso site a cada 6 meses.

Algumas coisas no site eu faço pessoalmente, se você não pensar nisso com um aspecto estratégico seus resultados serão comprometidos.

A importância da  familiaridade com ferramentas

Ter medo da tecnologia em si não é incomum na vida das pessoas, mas, como ter medo da tecnologia se ela está presente no nosso dia a dia?

Dificilmente você vai se deparar com alguém, ativo no mercado de trabalho, que não utiliza WhatsApp, por exemplo.

Tudo gira em torno da tecnologia.

Não há por que temer a tecnologia, ela deve ser uma aliada de todos.

Obviamente algumas pessoas têm uma facilidade tecnológica e isso é um fato, enquanto outras pessoas estão mais presas ao papel, são realidades no mercado.

Precisamos entender que o grau de avanço que teremos, tecnologicamente falando, dependerá de vários fatores, dentre eles, justamente a forma como estamos alinhados com as novas tecnologias.

Quando olhamos para operação de uma empresa como a nossa, que não lida com papel, perante a empresas que ainda tem arquivistas tudo fica muito impensável.

Se essas empresas mais antigas não se alinharem a essas mudanças, ficarão muito para trás

Com isso, a “minha” operação sem papel é muito mais produtiva e tem menor custo de execução do que uma empresa com papel, para continuar no jogo tudo isso deve ser considerado pois é fator preponderante.

Qual o primeiro passo para montar um negócio contábil escalável?

É preciso primeiro entender alguns pontos:

O conceito de um negócio escalável;

  • Que tipo de tecnologia faz sentido para você;
  • Como fazer um processo de aquisição de clientes;
  • Passos para criar uma máquina de vendas e gerar fluxo;
  • Como fazer com que esse fluxo ande de forma mais assertiva, rápida, produtiva;
  • Como evitar um reflexo imediato de profissional a cada aquisição de cliente (a cada novo cliente um novo funcionário);
  • E como escalar tudo isso de forma mais prática.

É um processo de aprendizagem que no caso da Tactus aconteceu em 4 anos, e estamos em aprendizado contínuo dentro do processo.

Esse processo nunca para e o começo é ter justamente essa orientação.

Começar sozinho ou procurar um sócio?

O problema de começar com sócio é que muitas vezes você não tem um, entre começar sozinho e não começar, é melhor começar sozinho, mas obviamente uma sociedade traz mais condições de delimitar as funções de cada um e dividir o peso de empreender. 

É realmente mais difícil fazer as coisas evoluírem quando você não tem sócio e depende só de profissionais, considere isso como um fator preponderante.

Posso tornar um membro da minha empresa que é essencial sócio?

Pode, mas é uma coisa que deve ser muito bem pensada, você não pode fazer isso sem maturidade na empresa, é como um casamento.

Você não pode trazer qualquer um para a sua sociedade, tem que realmente fazer sentido.

Ninguém casa por casar-se pois, isso traz uma separação e mesmo um bom casamento pode resultar num divórcio, faz parte do jogo, e assim acontece com um rompimento na empresa.

Mas, quando você tem um grau de maturidade, acaba pensando antes em todos os aspectos e cria um processo contingencial. Você cria uma regra para a entrada, assim como cria para a saída, você qualifica a pessoa para o que ela vai executar e não entra para depois se qualificar.

O partnership é um processo de maturidade.

Partnership é o modelo usado pela Tactus em que tornamos funcionários como sócios do nosso negócio. Detalhamos esse modelo dentro do programa de Gestão de Pessoas e Processos de Empresa Contábil

Posso começar meu escritório digital em casa?
Claro!

É possível começar de casa, num coworking etc. o digital traz essa flexibilidade para você. Na Tactus dificilmente recebemos um cliente na nossa sede, mas, mesmo assim temos criado um processo de tangibilizar nosso valor criando uma conexão com nossos clientes.

Os primeiros passos

Você precisa ter o mínimo de capacidade técnica para executar a função, ter o domínio mínimo, começando pelas empresas mais simples. 

Temos que partir do pressuposto, de que já domina isso para pensar em começar. 

A partir disso, foque em aquisição de clientes e fazer marketing contábil, foque em trabalhar com tecnologia e também em aprender a fazer marketing contábil, saber dominar a tecnologia é o caminho para performar.

Temos um programa de contabilidade online digital!

Nele vamos responder todas essas questões e muito mais. Não perca mais tempo e venha aprender conosco!

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